Hur man svarar telefonen på ett professionellt sätt

Att ha en telefonproffs färdigheter kan hjälpa dig att lyckas i näringslivet, oavsett om du representerar ett litet företag, ge information till ett finansinstitut eller fungera som den första kommunikationslinjen för ett stort företag. Ett professionellt sätt att svara på telefonen i en affärskommunikation håller allt klart mellan båda parter. "Att kommunicera tydligt och lyssna på ett effektivt sätt är hörnstenarna i lojala relationer." När människor inte kan se personen i andra änden av telefonen, kan en säker och kunnig attityd låta dem veta att de har att göra med en professionell. .

Steg att följa:

1

Ta dig tid att ta emot mottagaren av ett inkommande samtal. Rushing för att svara på telefonen när du inte är redo berättar personen i den andra änden att du inte är redo att ta samtalet. Låt telefonen ringa en eller två gånger innan du hämtar det och tar ett djupt andetag för att förbereda samtalet.

2

Ange den organisation du representerar och ditt namn. Det här ögonblicket är viktigt eftersom det överför den mest grundläggande informationen till den andra parten och eliminerar eventuella tvivel om det är rätt nummer.

3

Lyssna noggrant på den som ringer. Vänta tills du slutar prata för att svara och se till att du förstår dina frågor innan du svarar. Förtydliga eventuella detaljer i samtalarens frågor om du inte är säker.

4

Tala långsamt när du svarar den som ringer. Var säker på dina svar. Välj ditt språk noggrant, eftersom jargong eller obetydliga ord kan leda den som ringer till att tvivla på deras erfarenhet. Fråga uppringaren om du förstår informationen du anger.

5

Be om tillstånd innan du ringer ett samtal . Tack till den som ringer för ditt tålamod och berätta för honom hur länge han måste vänta. Be om godkännande för vidarebefordran av meddelanden eller sökfråga, eftersom detta ger uppringaren möjlighet att vänta på nätet eller ej.

6

Kontrollera att den som ringer förstod de uppgifter som du angav. Granska viktiga datum och tider. Fråga uppringaren om de kan vara mer hjälp innan samtalet avslutas. Tacka den som ringer vid uppsägningen av samtalet.

tips